ASSYSTEL s’engage résolument dans une politique de confidentialité ayant pour but la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses activités.
En vue de partager cette politique avec les différentes parties prenantes, ASSYSTEL a défini la présente Politique Générale de protection des données, afin que toute personne physique - salarié ou non, - puisse, à tout moment prendre, connaissance des engagements pris et des pratiques appliquées par ASSYSTEL sur ses données à caractère personnel qui lui sont confiées.
1. Engagement préliminaire général et de principe :
ASSYSTEL s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux textes applicables à la protection des données (Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen Général 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, ces deux textes étant ci-après désignés la « Règlementation »).
La présente politique générale de protection des données s’adresse à la fois :
- Aux Bénéficiaires des services de ASSYSTEL,
- Aux professionnels, partenaires de ASSYSTEL,
- Aux personnes physiques clientes ou prospects de ASSYSTEL,
- Aux salariés de ASSYSTEL,
- Aux candidats souhaitant rejoindre ASSYSTEL,
- Aux internautes naviguant sur les sites et applications web de ASSYSTEL.
2. Pour la compréhension des dispositions de la présente politique générale, ASSYSTEL souhaite préciser les définitions suivantes :
- Un traitement de données à caractère personnel est une opération ou un ensemble organisé d’opération effectué sur des données à caractère personnel (collecte, structuration, conservation, modification, communication...).
- Une donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier un être humain (personne physique), directement (par exemple son nom/prénom), ou indirectement (par exemple son numéro de téléphone, son adresse mail,«).
- La personne concernée est celle qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel.
- Le responsable de traitement est celui qui décide de la manière dont sera mis en oeuvre le traitement des données à caractère personnel, notamment en déterminant à quoi vont servir les données et quels outils vont être mis en oeuvre pour les traiter.
- Le sous-traitant est celui qui effectue des opérations sur les données pour le compte du responsable de traitement, il signe un contrat avec le responsable de traitement qui lui confie certaines tâches et qui s’assure qu’il dispose des garanties techniques et organisationnelles, lui permettant de traiter les données à caractère personnel qui lui sont confiées conformément à la règlementation.
- Le destinataire est celui qui reçoit communication autorisée des données à caractère personnel.
3. Quels sont les engagements de ASSYSTEL en tant que responsable de traitement ?
ASSYSTEL est responsable des traitements mis en oeuvre dans le cadre de ses métiers et en cette qualité, prend les engagements suivants :
- Les données à caractère personnel sont utilisées uniquement pour des finalités (objectifs) explicites, légitimes et déterminées en lien avec ses différents métiers telles qu’elle sont à chaque fois mentionnées lors de la collecte desdites données et ce conformément à l’article 29 du Règlement européen.
- En application du principe de minimisation, seules les données à caractère personnel qui sont strictement utiles sont collectées et traitées : ASSYSTEL applique ainsi le concept de privacy by default qui protège les personnes concernées de toute collecte excessive de données.
- Les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées et ce, en tenant compte de la nature des opérations et des exigences de la loi et les prescriptions légales.
- Nous ne communiquons pas, ni ne cédons les données à caractère personnel à des tiers, mais seulement à des destinataires autorisés dans le cadre strict des finalités définies au préalable et telles que communiquées lors de la collecte des données.
- Nous confions les données à caractère personnel à des prestataires sous-traitants choisis en fonction de garanties techniques et organisationnelles appropriées, afin de garantir la protection des données qui leur sont confiées sous les instructions de ASSYSTEL.
- Les personnes concernées sont informées préalablement et régulièrement, de manière claire et transparente, notamment sur la finalité d’utilisation de leurs données, le caractère facultatif ou obligatoire de leurs réponses dans les formulaires, des droits dont ils disposent en matière de protection des données et des modalités d’exercice effectif de ces droits, des destinataires.
- Chaque fois que la Règlementation l’impose, un consentement explicite, éclairé, actif et non équivoque de la personne concernée est recueilli au titre du traitement de ses données à caractère personnel.
- Des mesures de sécurité appropriées, au plan logique, technique, organisationnel et juridique, ont été définies sur la base d’une analyse de risques des différentes familles de traitements de données à caractère personnel concernés, et sont mises en oeuvre par ASSYSTEL, ses services support et ses sous-traitants engagés par contrat, pour assurer la protection des données à caractère personnel.
- Chaque fois que les risques présentés par un traitement le nécessite, ASSYSTEL réalise une analyse d’impacts sur la vie privée et la protection des données à caractère personnel des personnes concernées, afin d’adopter des mesures adaptées à ces risques.
- ASSYSTEL et ses sous-traitants se sont engagés à concevoir des outils et systèmes satisfaisant dans toute la mesure du possible à la Règlementation et la protection de la vie privée des personnes concernées, en intégrant le respect de ces règles au stade même de la conception et du développement
- ASSYSTEL et ses sous-traitants sont engagés à veiller à toute violation éventuelle et exceptionnelle de données et à prendre toutes les mesures de protection et de correction consécutives à une violation en informant dans les délais, la CNIL et le cas échéant, les personnes concernées.
Chez ASSYSTEL tous les salariés et intervenants sont sensibilisés ou sont en voie de l’être aux principes de protection des données tels que contenus dans la réglementation, par des formations régulières programmées et adaptées à leur activité et à leurs responsabilités.
Les collaborateurs ont accès uniquement aux informations nécessaires à leur activité. Les données sensibles font l’objet d’habilitations et de contrôles spécifiques.
4. Délégué à la protection des données (DPO) Le délégué à la protection des données, lorsqu’il en est nommé un, veille notamment :
- à l’établissement et à la mise à jour d’un registre des traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre dans l’entreprise,
- à s’assurer de la conformité des pratiques avec la réglementation et ses évolutions,
- à sensibiliser l’ensemble des équipes de ASSYSTEL aux exigences et bonnes pratiques en matière de protection des données à caractère personnel,
- à l’exercice effectif des droits des personnes concernées. Le délégué à la protection des données est joignable aux coordonnées suivantes :
- Par email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Par courrier : Délégué à la Protection des Données ABSOMOD 26 route d’arlon L 8410 Steinfort
5. A quelles fins sont utilisées les données que vous nous confiez ?
ASSYSTEL utilise les données à caractère personnel pour les objectifs principaux suivants :
- La gestion de son portefeuille clients et de ses gammes de prospects,
- La fourniture de services en ligne aux professionnels (‘B to B) et aux particuliers (B to C) via le site web, via des services accessibles depuis le site web de leurs prestataires, dans le cadre d’applications mobiles, dans le cadre de son système de téléassistance.
- La gestion des ressources humaines et des recrutements,
- La gestion des contacts professionnels externes, comprenant l’information des professionnels et du grand public,
- L’analyse statistique de ses activités,
- La prospection commerciale des professionnels et autres personnes physiques, sous réserve de leur consentement.
Les traitements ci-dessus sont nécessaires à l’exécution d’un contrat passé entre une personne concernée et ASSYSTEL ou afin de poursuivre un intérêt légitime tel que par la satisfaction d’une obligation légale ou encore l’information des contacts professionnels sur les activités de ASSYSTEL, ou dans certains cas sont basés sur le consentement explicite de la personne concernée.
6. Qui sont les destinataires des données que vous nous confiez ?
Au cas par cas des traitements décrits à l’article « L’utilisation des données » ci-dessus, ASSYSTEL détermine les destinataires des données en fonction de leurs missions et de leurs habilitations à recevoir les données dans le respect des finalités déterminées.
Par application du principe de minimisation, et dans toute la mesure du possible, seules les personnes dont il a été déterminé qu’elles avaient un « besoin d’en connaitre », ont accès aux données.
7. Pendant quelle durée conservons-nous les données que vous nous confiez ?
ASSYSTEL conserve les données personnelles pendant le temps strictement nécessaire à la relation d’affaire ou de services. Suivant le cas, les données à caractère personnel font l’objet, dans le respect de la Règlementation applicable de l’une de ces mesures :
- Suppression,
- Anonymisation irréversible,
- Archivage.
8. Quelles sont les mesures de Sécurité que nous mettons en oeuvre pour protéger les données que vous nous confiez ?
La sécurité des données porte sur les mesures prises afin de protéger les données des faits suivants :
- la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées, l'accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.
Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, ASSYSTEL et ses sous-traitants mettent en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées compte tenu de l'état des connaissances, des coûts, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
En particulier et chaque fois que nécessaire, les mesures suivantes ont été prises :
- le déploiement de moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des traitements;
- le déploiement de moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
- la mise en oeuvre d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des traitements.
Ainsi, ASSYSTEL et ses sous-traitants se sont dotés de dispositifs adaptés et conformes aux règles de l’art et aux normes imposées, pour garantir la protection de vos données personnelles. Les systèmes où sont collectées vos données personnelles font l’objet d’un dispositif supplémentaire de sécurité renforcée.
9. Vos droits sur les données personnelles que vous nous communiquez.
Chaque personne concernée dispose des droits suivants :
- d’accéder à vos données (droit d’accès) : la personne concernée peut demander directement à ASSYSTEL si elle détient des informations sur elle, et demander à ce que lui soit communiquée la liste des données,
- de demander leur rectification (droit de rectification) : la personne concernée peut demander la rectification des informations inexactes la concernant. Le droit de rectification complète le droit d’accès,
- de demander l’effacement de ses données (droit à l’oubli) : la personne concernée peut demander l’effacement des informations la concernant, pour un motif prévu par la règlementation,
- de demander la limitation du traitement de ses données (droit à la limitation) : la personne concernée peut obtenir la limitation du traitement de ses données, pour un motif prévu par la Règlementation,
- de demander la portabilité de ses données (droit à la portabilité) : la personne concernée peut demander à recevoir les données qu’elle a fourni à ASSYSTEL, ou demander à ASSYSTEL qu’elles soient transmises à un autre responsable de traitement pour un motif prévu par la règlementation, La personne concernée peut également s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données la concernant soient traitées, diffusées, transmises, conservées ou hébergées.
Pour plus d’informations sur la signification des droits ; la CNIL a créé une rubrique dédiée à la compréhension des droits : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits.
Pour exercer ses droits, la personne concernée peut contacter le délégué à la protection des données de ASSYSTEL :
- Par email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Par courrier : Délégué à la Protection des Données ABSOMOD 26 route d’Arlon L 8410 Steinfort Pour faciliter les démarches et notamment en accélérer le délai de traitement, ASSYSTEL invite chaque personne concernée, lors de l’envoi d’une demande d’exercice des droits, à :
- Indiquer quel(s) droit(s) elle souhaite exercer,
- Mentionner clairement ses noms / prénoms / coordonnées auxquels elle souhaite recevoir les réponses,
- Joindre une copie d’une pièce d’identité.
10. Nous agissons dans les strictes limites du consentement que vous nous donnez.
Tous les traitements de données à caractère personnel sont mis en oeuvre par ASSYSTEL dans le respect du consentement des personnes concernées, et dans quelques cas prévus par la Règlementation, le consentement explicite, autrement dénommé exprès de la personne est requis.
Chaque fois que le consentement explicite de la personne est requis par la Règlementation, il est recueilli au préalable par ASSYSTEL et la personne concernée peut à tout moment retirer son consentement, en s’adressant au responsable de traitement ASSYSTEL ou à son DPO.
11. Votre droit de réclamation auprès de la CNIL.
Chaque personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de protection des données. En France, cette autorité est la CNIL dont voici les coordonnées :
- Site internet : https://www.cnil.fr/
- Téléphone : 01 53 73 22 22
- Adresse postale : CNIL 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07
12. Vos données sont-elles transférées hors de l’Union Européenne ?
Par principe ASSYSTEL n’effectue pas de transferts de données à caractère personnel hors de l’Union Européenne.
13. Evolutivité de la politique de protection des données personnelles.
La politique de protection des données est susceptible d’évoluer. En cas d’évolution des éléments mentionnés dans la présente politique ASSYSTEL s’engage à la modifier et à en informer les personnes concernées, préalablement à la mise en oeuvre des modifications qui pourraient impacter les données à caractère personnel.
Date de publication de la politique de confidentialité : 25 mai 2018